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Comment améliorer la gestion de l’intérim pour une entreprise ?

La gestion de l’intérim est une réalité qui finit par s’imposer à une entreprise à une période précise. Pour y faire face avec efficacité et améliorer ses performances en la matière, il faut prendre des mesures astucieuses.

Jouez sur la sélection, la formation, la communication. Éclaircissez vos intentions et requêtes de façon précise, accordez un traitement paritaire à vos travailleurs.

Demandez à vos talentueux acteurs impliqués de suivre une bonne formation

Tous les travailleurs dans une entreprise sont appelés à collaborer entre eux, quel que soit leur statut. Les travailleurs permanents et les intérimaires doivent connaître les textes et principes qui encadrent la gestion de l’intérim pour cette raison.

Ceci permet d’éviter les conflits juridiques entre collaborateurs et facilite les relations de coopération. Il est conseillé à chaque acteur de prendre appui sur les orientations du code du travail en vue de mieux s’outiller.

Organisez de manière périodique, sous la conduite du service des Ressources Humaines, des séances de formation sur le sujet. Mettez à disposition de votre personnel, des documents guides présentant les principes de bonne conduite et les tests régissant la charge de l’intérim et surtout, attirez l’attention sur les points clés.

Collaborez avec les Entreprises de Travail Temporaire les plus compétitives

Le choix des ETT pour l’établissement de partenariat doit se baser sur l’évaluation des forces, des faiblesses et des potentielles entreprises candidates. Pour mobiliser les informations qui vous sont nécessaires à leur sujet, il faut procéder à une sélection par appel d’offres.

Faites une étude comparative des éventuelles propositions pour un choix judicieux. Il faut maîtriser les différents tarifs susceptibles d’être appliqués dans l’élaboration des accords de partenariat.

Avec les ETT, il faut mettre un accent particulier sur le suivi et organiser de façon régulière des séances d’échange. Lesdites séances vont permettre de s’accorder sur les points essentiels à améliorer dans la coopération.

Il est aussi plus sage de procéder au règlement sans délai des problèmes qui pourraient surgir. La relecture des accords-cadres tous les deux ans est une manière ingénieuse d’aboutir à un excellent coefficient de facturation.

Communiquez vos intentions et requêtes de façon précise

La communication précise et limpide de vos intentions est le meilleur moyen pouvant vous garantir une satisfaction. En évitant les formulations incomplètes, vous ne risquez pas de vous retrouver avec des propositions d’intérimaires ne correspondant pas aux profils recherchés.

Pour que la demande adressée à votre agence d’intérim exprime les besoins réels de votre structure en thème de gestion, il est conseillé de prendre appui sur certains éléments clés.

Parmi ces éléments clés :

  • Emplacement géographique de votre entreprise ;
  • Raisons justifiant votre requête ;
  • Dates précises de démarrage et de fin d’exercice de la fonction ;
  • Heures d’activités ;
  • Compétence recherchée et taux horaire ;
  • Identité du supérieur hiérarchique ;
  • Spécificités de la fonction ;
  • Aléas liés au poste ;
  • Notions de base indispensable (diplômes, permis, savoirs …) ;
  • Outillages personnels de protection indispensables.

Éclaircissez vos motifs de recours à l’intérim

Pour la vérification de l’aspect ponctuel du besoin en agent intérimaire que vous exprimez, votre agence d’intérim peut vous réclamer des documents justificatifs.

Il faut prendre ces précautions, d’autant plus que le Ministère du Travail, de l’Emploi et de l’Insertion soutient fermement qu’un contrat de travail temporaire ne peut avoir ni pour effet ni pour objet de pourvoir durablement un emploi qui est lié à l’activité normale et permanente de l’entreprise utilisatrice.

Faites preuve d’anticipation en fournissant à l’agence d’intérim des explications claires sur les fondements de votre recours. Que ce soit pour une gestion passagère de vos activités en pique de croissance ou pour une suppléance ponctuel d’un agent permanent, il faut le dire.

Donner même des informations relatives à l’identité de l’agent à remplacer et la fonction qu’il occupe vous crédibilise davantage.

Simplifiez aux intérimaires le processus de leur intégration

Prendre une part active à l’intégration aisée des intermédiaires dans votre entreprise passe aussi par le fait de mettre à la disposition de votre agence d’intérim des informations pertinentes.

Ces dernières permettent à l’agence d’intérim de préparer les intérimaires à s’adapter facilement aux réalités de votre entreprise. Les agents intérimaires auront une bonne connaissance du cadre juridique de fonctionnement de votre entreprise à l’avance.

C’est une disposition conforme au Code du Travail qui précise vos obligations légales en matière de formation des agents sur les règles de sécurité à l’interne.

Dans ce registre, il faut fournir à votre agence d’intérim, le plan d’accès au site de votre entreprise. Il faut aussi lui envoyer votre organigramme suivi d’une présentation sommaire des différents postes ainsi que les règles sécuritaires dont les intérimaires sont appelés à se conformer.

Veillez à la tenue des signatures de contrats

Après un accord entre votre agence d’intérim et vous, il faudra veiller à la signature du contrat de travail dans un délai raisonnable de deux jours ouvrés dès la prise de service de vos intérimaires.

Ces derniers devront disposer d’une copie du contrat signé par les deux entreprises en s’engageant dans le travail.

Dans le cas où vous avez des véritables difficultés à faire le suivi de vos intérimaires ou à respecter les délais de signature des contrats, il vous est conseillé de passer en toute quiétude à l’option de signature des contrats par voie électronique.

Cette mesure vous exige de créer une plateforme de gestion en ligne de l’intérim.

Accordez un traitement paritaire à vos travailleurs

Qu’il soit intérimaire ou salarié permanent, le travailleur dans votre entreprise a les mêmes droits que tous vos employés. Veillez à leur réserver un traitement paritaire pour éviter de vous exposer à des sanctions pénales.

Il faut aussi redoubler de vigilance, surtout en matière de gestion des salaires de vos intérimaires.

Pour vous protéger dans ce sens et faciliter la gestion, il faut établir un règlement de paie sous forme de document standard pour les agences.

Veillez à la transmission régulière des relevés d’heures

La bonne collaboration entre votre entreprise et l’agence d’intérim passe par l’entretien d’une bonne relation de confiance. Il est nécessaire d’assurer un suivi régulier des relevés d’heures de vos intérimaires.

Une transmission à temps de ces relevés permet à l’agence d’intérim de bien jouer son rôle d’employeur vis-à-vis de l’intérimaire.

Il est recommandé de faire la transmission des relevés d’heures à votre agence d’intérim à la fin de chaque semaine en vue de favoriser le maintien d’un bon climat de coopération. Veuillez aussi au traitement des probables réclamations dans un délai raisonnable.

Simplifiez le renouvellement des contrats

Au risque d’exposer l’entreprise à des poursuites judiciaires, il faut éviter de procéder au renouvellement de contrat à un intérimaire sans demander l’accord de l’agence d’intérim.

Pour simplifier le processus à tous, il est mieux de digitaliser les opérations. C’est pour optimiser efficacement votre gestion. Vous devez veiller à la redynamisation de la communication entre les parties prenantes de cette collaboration.

Se conformer aux délais de carence

Dans le souci d’éviter que le travail temporaire ne devienne une exploitation d’agent intérimaire face à un réel besoin permanent, les dispositions légales sont formelles. Elles interdisent la succession de deux missions d’intérim à un même poste.

Face au besoin de suppléant pour une fonction, prenez toujours le temps de vérifier et de vous convaincre qu’aucun agent intérimaire n’a occupé ce même poste précédemment pour les mêmes raisons. Si c’est le cas, veillez à ce que le délai de carence soit respecté avant de contacter votre ETT.

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Céline Lagache

À propos de l'auteur

Céline Lagache est inspectrice de travail, mais également rédactrice web. Expérimentée avec plus de 10 ans d'expérience dans l'application de la législation du travail, elle est passionnée par la promotion d'un environnement de travail équitable et sûr pour tous les travailleurs.